Få betalt för dina kundfakturor - 6 saker att ha koll på

Ta fram en kreditpolicy

Att ha en kreditpolicy på plats när det är dags att ta in en ny affär hjälper dig att veta vilken information om kunden du behöver samla in för kontroll, hur du ska bedöma deras kreditvärdighet och vilka rutiner som ska följas för fakturering och eventuell påminnelse- och kravhantering. Med hjälp av en kreditpolicy kan du ta mer välgrundade beslut, undvika onödiga risker och öka chanserna till att göra bra affärer.

Det underlättar också kommunikationen med kunden då du redan inledningsvis kan informera om eventuella åtgärder om betalning skulle dröja.

Innan ni påbörjar arbetet, kolla upp kunden – ny som återkommande

Förutsättningar kan ändras snabbt. Gör alltid en kreditupplysning innan du påbörjar ett nytt jobb, även på dina återkommande kunder. Värt att tänka på är att många gratistjänster endast ger historisk information och ingen insyn i kundens aktuella ekonomiska situation. I stället kan det vara bra att använda en kreditupplysningstjänst som ger en komplett och uppdaterad bild av dina kunders betalningsförmåga.

Det är också viktigt att inte enbart förlita sig på kreditupplysningar, utan att också känna sina kunder och uppmärksamma eventuella snabba förändringar såsom namn- eller adressbyten. Genom att kontinuerligt följa upp med dina kunder ökar du möjligheten att stoppa en affär i tid, alternativt ökar chanserna att få betalt genom att anpassa villkoren efter förutsättningarna.

Se till att allt är klart och tydligt innan arbetet startar

Oklarheter kring vad en faktura avser är en vanlig orsak till att de blir betalda sent. För att undvika detta är det viktigt att innan arbetet börjar ha kommit överens om vad arbetet ska omfatta, hur det ska betalas och när det ska faktureras.

När du fakturerar, se också till att specificera fakturaposterna tydligt och få med all viktigt information om fakturamottagaren samt ordernummer och eventuella referenspersoner. Utöver det är det även viktigt vilka villkor som står med på fakturan – var noga med att få med dröjsmålsräntan och eventuell påminnelseavgift om betalning skulle dröja.

Det är också vanligt att det tillkommer tilläggstjänster eller produkter längs vägen, efter att en offert har godkänts. Se till att du även får en skriftlig bekräftelse på dessa för att undvika framtida missförstånd.

Kommunicera med kunden

Oavsett hur väl man följer sina uppsatta rutiner kan det fortfarande hända att betalningen för en kundfaktura inte kommer in i tid, något som de flesta företagare ställs inför mer än en gång.

Börja med att ta kontakt med kunden och stäm av, visa att du har uppmärksammat att betalningen inte mottagits ännu och ta reda på bakgrunden. Genom att ta kontakt med kunden visar du inte bara att du är uppmärksam och engagerad, utan även att du är villig att lyssna och hitta en lösning. Ofta finns det en rimlig förklaring och i många situationer går det att komma fram till en bra lösning utan att behöva vidta åtgärder.

Skicka påminnelse

När den överenskomna kredittiden passerat och du inte fått in betalningen är det viktigt att agera snabbt för att säkerställa att du får betalt, skicka därför snabbt en påminnelse och uppmana till omgående betalning.

Kravrutin

Att skicka ut flera påminnelser ökar sällan chanserna till att du får betalt och förlänger bara kundens kredittid ytterligare. Om betalning fortfarande dröjer efter att första påminnelsen gått ut, gå vidare med att vidta inkassoåtgärder – på egen hand eller via ett inkassoföretag.

 

 

Hos oss på Factoringgruppen kan du få hjälp med allt från kreditupplysningar till att skicka ut fakturor och följa upp betalningar. Vi hjälper även till att hantera påminnelser och kravprocesser åt dig när behovet finns. Samtidigt som du får tillgång till pengarna för dina fakturor direkt.