Kundreskontra: Vad är det och hur fungerar det?

Reskontra, även kallat för sidoordnad bokföring, fungerar som en slags databas vars viktigaste funktion är att kunna ge en tydlig överblick och samla detaljerad information om exempelvis ett företags alla kunder eller leverantörer. Informationen som hittas i reskontran används sedan som underlag för bokföringen.

Kundreskontra, som namnet antyder, fungerar som en specifikation över de poster i din balansräkning som heter kundfordringar och består av alla de fakturor som du har skickat till dina kunder. En kundfordring räknas som en tillgångspost då det är pengar som är på väg in till företaget och uppstår när en säljare har levererat en vara eller utfört en tjänst, men kunden ännu inte betalat.

Processen för att hantera och uppdatera kundreskontra

En kundreskontra är ett viktigt verktyg för att hålla koll på obetalda fakturor till ditt företag. Genom att regelbundet stämma av din kundreskontra varje månad kan du säkerställa att alla fakturor blir betalda i rätt tid.

Att övervaka betalningar och hantera kundreskontran är ofta tidskrävande och idag har många bokföringssystem stöd för att hjälpa till med det, vilket underlättar arbetet för många företag i att alltid ha en uppdaterad reskontra.

Vikten av att upprätthålla en korrekt och aktuell kundreskontra

Det finns många skäl till att det är bra att ha en aktuell och uppdaterad reskontra. För att din löpande bokföring ska vara lätt att stämma av är det viktigt att kundreskontran är korrekt.

Genom att ha koll på din kundreskontra kan du också få en bättre överblick över ekonomin i ditt företag och få en djupare insikt om dina kunder. Du kan identifiera vilka kunder som betalar i tid och vilka som har en tendens att vara försenade. Det kan hjälpa dig att fatta välgrundade beslut när det gäller kreditgivning och hantering av kundrelationer.

Att alltid ha en aktuell kundreskontra som hanteras på rätt sätt ger dig även bra koll på pengar in i företaget och underlättar planeringen av företagets likviditet och skapande av en likviditetsbudget. Se tips för hur man gör en likviditetsbudget här.

Det ger dig även en bra överblick över vilka fakturor som är betalda och inte, därmed blir det enklare att kunna agera på de som inte betalt i rätt tid med påminnelsehantering och eventuell inkasso. Läs mer om hur du kan förbättra chanserna att få betalt i tid. 

Åtgärder för att minimera obetalda fakturor och hantera kreditrisker

För att minimera obetalda fakturor och minska kreditrisken så finns det några saker som man kan göra i förebyggande syfte;

Kolla upp kunden innan, även återkommande kunder

Det är alltid viktigt att vara välinformerad om kundens kreditvärdighet, även om det rör sig som återkommande kunder. Förutsättningarna kan förändras snabbt, och genom att regelbundet genomföra kreditupplysningar kan man minimera risken för obetalda fakturor.

Ha en tydlig rutin för obetalda fakturor på plats

Det är avgörande att ha en tydlig och strukturerad rutin på plats för att hantera obetalda fakturor. Detta kan inkludera att skicka påminnelser och inkassokrav i rätt tid samt att ha en tydlig process för att vidta åtgärder vid utebliven betalning.

Se till att villkoren på fakturan är tydliga

För att undvika missförstånd eller oklarheter är det viktigt att fakturavillkoren är tydligt angivna. Detta inkluderar betalningsfrister, eventuella påminnelseavgifter och andra relevanta villkor. Genom att göra detta kan man minimera risker för tvister och förseningar i betalningen.

Fakturera elektroniskt

För att minimera risken för att fakturan hamnar på villovägar och därmed att betalningen blir sen är det bra att i så stor utsträckning som möjligt övergå till elektronisk fakturering. Detta inte bara minskar risken för försvunna fakturor, det är också en säkrare, snabbare och mer miljövänlig metod.