Så förbättrar du chanserna att få betalt i tid

Många företagare brottas med att då och då inte få betalt i tid för sina fakturor, vilket i sin tur påverkar företagets likviditet. I förlängningen kan detta även påverka många företags möjlighet till att investera och växa.

Nedan tittar vi närmre på vad som kan vara bra att tänka på vid tecknande av avtal och fakturering för att bättre undvika sena betalningar samt vad som gäller enligt lag för pris och betalning. Vi ger även lite tips att ha med sig på vägen och om hur man bäst agerar i de fall när man inte får betalt i tid.

Vad gäller enligt lag?

Pris och betalning – generellt 

Huvudregeln säger att säljaren och köparens prestation ska utväxlas samtidigt. Köparen ska betala vad som är ”skäligt med hänsyn till varans beskaffenhet, gängse pris vid tidpunkten för köpet och omständigheterna i övrigt”.

När det kommer till kredittid i fakturan så är både 30,45 och 90 dagars kredit vanligt förekommande, gäller det mot konsument så är det inte ovanligt med 10 dagar, men inget kravs finns. Betalning skall ske när säljaren kräver det förutsatt att varan är levererad och tjänsterna är utförda.

Pris och betalning – mot konsument 

Om ungefärlig prisuppgift har lämnats får priset som huvudregel överskridas med max 15 % när det gäller utförda tjänster.

I vissa fall tillkommer tilläggsarbeten, dessa bör avtalas särskilt, men får utföras utan godkännande om det innebär ett obetydligt pristillägg eller om det finns särskilda skäl att anta att konsumenten vill få utfört sådant tilläggsarbete.

En Konsument har rätt att kräva en specificerad faktura som gör det möjligt att bedöma arbetets art och omfattning. Om konsument begär detta är denne inte skyldig att betala förrän underlag mottagits.

I de fall konsument avbeställer pågående arbete är denne skyldig att betala endast för utfört arbete med tillägg för det som eventuellt måste färdigställas.

Viktigt om villkor i fakturan

Utöver att ha koll på vad som gäller beträffande pris och betalning så är det även viktigt med vilka villkor som står med i fakturan. Både för att följa lagstiftningen men även för att göra det så tydligt och förståeligt som möjligt för din kund och dig.

  • Ange tydligt vem som är fakturamottagare, namn, adress och organisationsnummer.
  • Var noga med att ange köparens ordernummer/beställningsnummer/referensnummer/fastighetsbeteckning och referenspersoner.
  • Var noga med MOMS och ROT/RUT i de fall det gäller.
  • Specificera fakturaposterna tydligt.
  • Ange förfallodag. Du som säljare bestämmer vilken kredittid (10,20, 30 dagar) som gäller om du inte har utlovat annat.
  • I de fall fakturan inte betalas på avtalad tid har du rätt till dröjsmålsränta om 8% enligt lag såvida inte annat har avtalats. Det finns dock inga hinder mot att högre ränta avtalas och debiteras i fakturan.
  • Fakturan är en begäran om betalning enligt vad som är avtalat men är inte ett avtal i sig.

Tips att tänka på vid avtal och beställning

  • Lär känna din kund

Innan du skriver avtal eller kund lägger en beställning kan det vara bra att skaffa en fördjupad kundkunskap. Identifiera din kund med fullständigt namn och personnummer och kontrollera behörighet vid uppdrag för bolag. Kontrollera även kundens kreditvärdighet, då vet du på förhand hur stora arbeten du kan ligga ute med och när du bör begära förskott.

  • Skriv tydliga avtal

Ha alltid skriftliga avtal på arbetets omfattning. Ta med information om när ett uppdrag kan faktureras eller delfaktureras samt vad som händer – och vad det kostar – om det blir tilläggsarbeten som ligger utanför ursprungsofferten. Se också till att ha ett skriftligt godkännande i de fall du utför ett tilläggsarbete.

Om du har det på pränt, så har du dokumentation om kunden nekar, har invändningar, eller hävdar att man inte har beställt arbetet.

  • Håll nere betaltiderna och delfakturera

Försök att förhandla så korta betaltider som möjligt med dina kunder, akta dig för att agera bank. Det finns ingen anledning, särskilt om du säljer till konsumenter, att ha långa betaltider. 10 eller 20 dagar räcker. Med korta betaltider och uppdelade betalningar märker du också snabbt om kunden är en dålig betalare och kan agera innan det är för sent.

Om fakturan inte blir betald i tid

Trots att man agerat utefter dessa punkter så händer det ibland att man inte får betalt i tid för sin kundfaktura. Att inte få betalt i tid för en faktura är tyvärr något som de flesta som driver företag någon gång råkar ut för. Hur går man tillväga då?

En bra utgångspunkt är att börja med att diskutera igenom hur man skall hantera förfallna fakturor i företaget och ha ett genomtänkt tillvägagångssätt. Var konsekvent och rättvis, besluta ett sätt och utgå från det som huvudregel. Det underlättar också att ha detta på plats, man kan då från början informera kunder om hur man agerar i de fall då betalning uteblir.

Börja med att visa kunden att du har uppmärksammat den uteblivna betalningen. Ta kontakt med kunden, för en dialog och stäm av, så att du får en bakgrund till varför betalningen uteblivit och kan agera utifrån det i processen som följer. Begär även tydliga besked gällande betalning, datum och belopp när ni pratar.

När den överenskomna kredittiden har passerat och du inte fått in betalningen kan du välja att antingen gå vidare med att först skicka en påminnelse till kunden och uppmana till omgående betalning eller direkt vidta inkassoåtgärder, på egen hand eller via ett inkassoombud.

Inkassoåtgärder

Inkassoåtgärder inleds med ett skriftligt inkassokrav till kunden. På kravet ska finnas information om skulden samt att fakturan kan komma att lämnas till kronofogden om inte betalning sker inom ramen för tidsfristen, vanligtvis åtta dagar. Det är noga, till och med lagstadgat, hur ett korrekt inkassokrav ska se ut och det kan vara lämpligt att anlita ett inkassoombud om man känner sig osäker.

Om fakturan inte betalas inom utsatt tid finns möjlighet att gå vidare med en ansökan om betalningsföreläggande hos kronofogdemyndigheten.

Det är i sin tur kronofogdens uppgift att informera (delge) din kund om att du söker betalt och att de skall fullgöra sina förpliktelser eller bestrida yrkandet. De dokumenterar även att kunden fått information om din fodrade skuld på rätt sätt.

Ombudets uppgift är här att sköta korrespondensen med kronofogden och finnas tillgänglig för både dig och din kund genom processen.

I de fall kunden ändå inte betalar, meddelas ett utslag (dom) till fastställelse av att du har rätt till dina pengar från kunden. Ett sådant utslag, som även kallas exekutionstitel, kan sedan verkställas hos Kronofogden. Med hjälp av exekutionstiteln kan Kronofogden inleda utmätning av kundens tillgångar för att omvandla dem till kontanta pengar som du får del av.

Om kunden bestrider yrkandet kan målet istället, på sökandens begäran, gå vidare till tingsrätt för att i en fastställelsetalan försöka få skulden fastställd.

Vill du veta mer om hur Inkasso går till? Kika in och läs mer på vår sida om hur inkasso fungerar. 

Prata med oss så hjälper vi till! 

Om du behöver hjälp med ett inkassoärende så är du varmt välkommen att prata med oss, slå oss gärna en signal på 031-709 08 00 eller maila oss på krav@ativo.se så berättar vi mer kring hur vi jobbar. Du kan även kika in och läsa mer om våra inkassotjänster här.