Skydda ditt företag mot sommarens bluffakturor

Skydda ditt företag mot sommarens bluffakturor  

Sommaren är för många företag en efterlängtad paus men också en period då verksamheten blir mer sårbar. Med semestertider kommer ofta tillfälliga förändringar i personalstyrkan, stressade avslut inför ledighet och avbrott i de vanliga rutinerna. Detta utnyttjas av bedragare och sommaren blir därför ofta en riktig högsäsong för bluffakturor.  

De är även skapta med syftet att slinka igenom och är ofta välgjorda, de ser ut att komma från legitima leverantörer och är sällan på så höga belopp att de väcker misstanke. Men med några enkla insatser kan du minska risken för att drabbas, nedan listar vi tre tips för hur du kan undvika att hamna i fällan.  

Informera om riskerna 

Det kanske viktigaste steget är att lyfta problematiken internt och få alla anställda att bli medvetna om de risker som finns. Många känner kanske inte till att det är vanligt med bluffakturor under sommaren och utan den kunskapen är det lätt att misstag händer. Se till att alla, både ordinarie och eventuell sommarpersonal, vet vad de ska vara vaksamma på. Exempel kan vara ovanliga avsändare, fakturor som är brådskande eller fakturor utan tillhörande projekt eller beställning.  

Ha tydliga rutiner för fakturahantering  

Om det inte finns på plats sedan tidigare, säkerställ att det inför semestertiderna finns en tydlig rutin nedskriven för hur inkommande fakturor hanteras och att alla som kan tänkas ta emot eller attestera fakturor känner till dem. Det kan vara en enkel checklista över vad som ska kontrolleras, såsom avsändare, belopp, referensperson, projektnummer eller liknande.  

Uppdaterad lista över befintliga leverantörer 

Att ha en aktuell lista över företagets godkända leverantörer är också bra att ha i sin verktygslåda för att kunna avgöra om en faktura kommer från en legitim källa eller inte. Gå igenom listan inför sommaren, be varje avdelning gå igenom vilka leverantörer de har kontakt med, ta bort gamla kontakter, lägg till nya och ha den lättillgänglig för alla som kommer hantera fakturor.  

Ett annat tips på samma tema kan vara att också be varje avdelning göra en snabb inventering över vilka fakturor som kan förväntas komma under sommaren, från vilka leverantörer och vilka belopp det rör sig om. Det kan underlätta för den som sitter med fakturahanteringen under sommaren att ha något att falla tillbaka på.